MICROSOFT ACCESS

MICROSOFT ACCESS ES UN PROGRAMA, UTILIZADO EN LOS SISTEMAS OPERATIVOS MICROSOFT WINDOWS, PARA LA GESTIÓN DE BASES DE DATOS CREADO Y MODIFICADO POR MICROSOFT Y ORIENTADO A SER USADO EN ENTORNOS PERSONAL O EN PEQUEÑAS ORGANIZACIONES. ES UN COMPONENTE DE LA SUITE MICROSOFT OFFICE. PERMITE CREAR FICHEROS DE BASES DE DATOS RELACIONALES QUE PUEDEN SER FÁCILMENTE GESTIONADAS POR UNA INTERFAZ GRÁFICA SENCILLA. ADEMÁS, ESTAS BASES DE DATOS PUEDEN SER CONSULTADAS POR OTROS PROGRAMAS. ESTE PROGRAMA PERMITE MANIPULAR LOS DATOS EN FORMA DE TABLAS (FORMADAS POR FILAS Y COLUMNAS), CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS PARA INTRODUCIR DATOS E INFORMES PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN.
PANTALLA PRINCIPAL DE ACCESS

MICROSOFT ACCESS ES UN SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS RELACIONALES (SGBD). UNA BASE DE DATOS SUELE DEFINIRSE COMO UN CONJUNTO DE INFORMACIÓN ORGANIZADA SISTEMÁTICAMENTE.
EN LA TERMINOLOGÍA PROPIA DE LAS BASES DE DATOS HAY TRES CONCEPTOS CLAVES DENTRO DE LAS TABLAS: CAMPO, REGISTRO Y DATO.
UN CAMPO ES CADA UNO DE LOS TIPOS DE DATOS QUE SE VAN A USAR. SE HACE REFERENCIA A LOS CAMPOS POR SU NOMBRE.
UN REGISTRO ESTÁ FORMADO POR EL CONJUNTO DE INFORMACIÓN EN PARTICULAR.
UN DATO ES LA INTERSECCIÓN ENTRE UN CAMPO Y UN REGISTRO.


UNA BASE DE DATOS ES:
UNA BIBLIOTECA HA DE MANTENER LISTAS DE LOS LIBROS QUE POSEE, DE LOS USUARIOS QUE TIENE, UNA CLÍNICA, DE SUS PACIENTES Y MÉDICOS, UNA EMPRESA, DE SUS PRODUCTOS, VENTAS Y EMPLEADOS. A ESTE TIPO DE INFORMACIÓN SE LE LLAMA DATOS.
UN GESTOR DE BASE DE DATOS ES UN PROGRAMA QUE PERMITE INTRODUCIR Y ALMACENAR DATOS, ORDENARLOS Y MANIPULARLOS. ORGANIZARLOS DE MANERA SIGNIFICATIVA PARA QUE SE PUEDA OBTENER INFORMACIÓN NO VISIBLE COMO TOTALES, TENDENCIAS O RELACIONES DE OTRO TIPO

DEBE PERMITIR EN PRINCIPIO:
-INTRODUCIR DATOS
-ALMACENAR DATOS
-RECUPERAR DATOS Y TRABAJAR CON ELLOS
TODO ESTO SE PUEDE HACER CON UNA CAJA DE ZAPATOS, LÁPIZ Y PAPEL; PERO A MEDIDA QUE LA CANTIDAD DE DATOS AUMENTA, HAN DE CAMBIAR LAS HERRAMIENTAS. SE PUEDEN USAR CARPETAS, ARCHIVADORES…, PERO EN UN MOMENTO DADO ES CONVENIENTE ACUDIR A LOS ORDENADORES, AUNQUE LAS OPERACIONES SIGUEN SIENDO LAS MISMAS.
CONCEPTOS BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS
CAMPO: UNIDAD BÁSICA DE UNA BASE DE DATOS. UN CAMPO PUEDE SER, POR EJEMPLO, EL NOMBRE DE UNA PERSONA. LOS NOMBRES DE LOS CAMPOS, NO PUEDEN EMPEZAR CON ESPACIOS EN BLANCO Y CARACTERES ESPECIALES. NO PUEDEN LLEVAR PUNTOS, NI SIGNOS DE EXCLAMACIÓN O CORCHETES. SI PUEDEN TENER ESPACIOS EN BLANCO EN EL MEDIO. LA DESCRIPCIÓN DE UN CAMPO, PERMITE ACLARAR INFORMACIÓN REFERIDA A LOS NOMBRES DEL CAMPO. EL TIPO DE CAMPO, PERMITE ESPECIFICAR EL TIPO DE INFORMACIÓN QUE CARGARAMOS EN DICHO CAMPO, ESTA PUEDE SER:
• TEXTO: PARA INTRODUCIR CADENAS DE CARACTERES HASTA UN MÁXIMO DE 255
• MEMO: PARA INTRODUCIR UN TEXTO EXTENSO. HASTA 65.535 CARACTERES
• NUMÉRICO: PARA INTRODUCIR NÚMEROS
• FECHA/HORA: PARA INTRODUCIR DATOS EN FORMATO FECHA U HORA
• MONEDA: PARA INTRODUCIR DATOS EN FORMATO NÚMERO Y CON EL SIGNO MONETARIO
• AUTO NUMÉRICO: EN ESTE TIPO DE CAMPO, ACCESS NUMERA AUTOMÁTICAMENTE EL CONTENIDO
• SÍ/NO: CAMPO LÓGICO. ESTE TIPO DE CAMPO ES SÓLO SI QUEREMOS UN CONTENIDO DEL TIPO SÍ/NO, VERDADERO/FALSO, ETC.
• OBJETO OLE: PARA INTRODUCIR UNA FOTO, GRÁFICO, HOJA DE CÁLCULO, SONIDO, ETC.
• HIPERVÍNCULO: PODEMOS DEFINIR UN ENLACE A UNA PÁGINA WEB
• ASISTENTE PARA BÚSQUEDAS: CREA UN CAMPO QUE PERMITE ELEGIR UN VALOR DE OTRA TABLA O DE UNA LISTA DE VALORES MEDIANTE UN CUADRO DE LISTA O UN CUADRO COMBINADO.
REGISTRO: ES EL CONJUNTO DE INFORMACIÓN REFERIDA A UNA MISMA PERSONA U OBJETO. UN REGISTRO VENDRÍA A SER ALGO ASÍ COMO UNA FICHA.
CAMPO CLAVE: CAMPO QUE PERMITE IDENTIFICAR Y LOCALIZAR UN REGISTRO DE MANERA ÁGIL Y ORGANIZADA.
PROPIEDADES GENERALES DE LOS CAMPOS
PARA EMPEZAR A TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS PRIMERO ES NECESARIO CREAR LAS TABLAS. DENTRO DE CADA UNA HAY QUE DEFINIR LOS CAMPOS QUE CONTENDRÁN LA INFORMACIÓN.

¿CÓMO CREAR UNA TABLA?
PARA CREAR UNA TABLA SE SELECCIONA LA PESTAÑA Y SE PULSA EL BOTÓN NUEVO, APARECERÁ LA SIGUIENTE VENTANA:
ESTAS SON LAS DIFERENTES OPCIONES QUE PRESENTA ACCESS PARA CREAR UNA TABLA:
1. VISTA HOJA DE DATOS: CREA UNA NUEVA TABLA CON FORMATO DE TABLA. EN LA PRIMERA FILA DE LA TABLA APARECEN LOS CAMPOS: CAMPO 1, CAMPO 2… SOBRE LOS CUALES SE ESCRIBEN LOS NOMBRES DE LOS CAMPOS.
2. VISTA DISEÑO: PERMITE CREAR LOS CAMPOS MANUALMENTE Y CONFIGURAR EL DISEÑO DE LA TABLA.
3. ASISTENTE PARA TABLAS: EL ASISTENTE PIDE LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS CAMPOS Y DE LA TABLA Y LA GENERA AUTOMÁTICAMENTE.
4. IMPORTAR TABLA: ESTA OPCIÓN PERMITE IMPORTAR DATOS DE OTRA BASE DE DATOS, QUE NO NECESARIAMENTE TIENE QUE ESTAR CREADA POR ACCESS.
5. VINCULAR TABLA: CREA VÍNCULOS ENTRE LAS TABLAS IMPORTADAS Y LAS ORIGINALES, LAS MODIFICACIONES QUE SE EFECTÚEN EN LOS DATOS SE TRANSMITEN A AQUÉLLAS.

ELEMENTOS DE ACCESS
TABLAS
LAS TABLAS CON EL COMPONENTE BÁSICO O ELEMENTAL DE LAS BASES DE DATOS. O LO QUE ES LO MISMO, UNA BASE DE DATOS ESTÁ PRINCIPALMENTE COMPUESTA POR VARIAS TABLAS RELACIONADAS. LAS TABLAS CONTIENEN DATOS SOBRE ALGO O ALGUIEN, PROVEEDORES, CLIENTES, LIBROS EN UNA BIBLIOTECA, COMPRAS, VENTAS, ETC.

CONSULTAS
LAS CONSULTAS SON PREGUNTAS QUE UN USUARIO HACE A LA BASE DE DATOS. CON ELLAS PUEDE OBTENER INFORMACIÓN DE VARIAS TABLAS Y CON LA ESTRUCTURA QUE MÁS LE INTERESE. ADEMÁS, LAS CONSULTAS PUEDEN ARCHIVARSE DE FORMA QUE LA PRÓXIMA VEZ QUE SE QUIERA HACER LA MISMA PREGUNTA NO TENDRÁ QUE VOLVER A PLANTEARLA, SERÁ SUFICIENTE CON LLAMAR A LA CONSULTA PREVIAMENTE CREADA. LA IMPORTANCIA DE LAS CONSULTAS ES ENORME, DE HECHO ES LA POTENCIA DE ESTA HERRAMIENTA LA QUE PERMITE QUE LOS GESTORES DE BASE DE DATOS SEAN CASI IMPRESCINDIBLES EN NUESTRO TRABAJO DIARIO.






FORMULARIOS
LOS FORMULARIOS SON UN MECANISMO QUE FACILITA ENORMEMENTE LA OPERATORIA GENERAL CON TABLAS, PRINCIPALMENTE A LA HORA DE MOSTRAR, INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS. UN USO ADECUADO DE ÉSTOS REDUNDA BASTANTE EN EL NIVEL DE MANEJABILIDAD DE UNA APLICACIÓN O DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DESARROLLADO CON ACCESS.

INFORMES
LOS INFORMES PERMITEN PRESENTAR LA INFORMACIÓN CON UNA APARIENCIA ALTAMENTE PROFESIONAL A LA HORA DE IMPRIMIR NUESTROS DATOS.









ACERCA DE CÓMO DISEÑAR UNA BASE DE DATOS
ANTES DE UTILIZAR MICROSOFT ACCESS PARA CREAR LAS TABLAS, LOS FORMULARIOS Y LOS DEMÁS OBJETOS QUE FORMARÁN LA BASE DE DATOS, ES IMPORTANTE INVERTIR ALGÚN TIEMPO EN DISEÑAR LA BASE DE DATOS. UN BUEN DISEÑO DE LA BASE DE DATOS ES LA PIEZA CLAVE PARA CREAR UNA BASE DE DATOS QUE REALICE LAS OPERACIONES QUE DESEE DE UNA FORMA EFECTIVA, PRECISA Y EFICAZ.
PASOS PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS:
 DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS.
 DETERMINAR LAS TABLAS QUE SE NECESITAN EN LA BASE DE DATOS.
 DETERMINAR LOS CAMPOS QUE SE NECESITAN EN LAS TABLAS.
 IDENTIFICAR LOS CAMPOS CON VALORES EXCLUSIVOS.
 DETERMINAR LAS RELACIONES ENTRE LAS TABLAS.
 PRECISAR EL DISEÑO.
 AGREGAR DATOS Y CREAR OTROS OBJETOS DE LA BASE DE DATOS.
 UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE MICROSOFT ACCESS.

DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS: EL PRIMER PASO PARA DISEÑAR UNA BASE DE DATOS DE MICROSOFT ACCESS ES DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS Y CÓMO SE UTILIZA. DEBE SABER QUÉ INFORMACIÓN DESEA OBTENER DE LA BASE DE DATOS. A PARTIR DE AHÍ, PUEDE DETERMINAR SOBRE QUÉ ASUNTOS NECESITA ALMACENAR HECHOS (LAS TABLAS) Y QUÉ HECHOS NECESITA ALMACENAR SOBRE CADA ASUNTO (LOS CAMPOS DE LAS TABLAS). HABLE CON LOS DEMÁS USUARIOS QUE UTILIZARÁN LA BASE DE DATOS. PIENSE DETENIDAMENTE EN LAS PREGUNTAS QUE DESEA QUE RESPONDA LA BASE DE DATOS. REALICE BOCETOS DE LOS INFORMES QUE DESEA QUE PRODUZCA. REÚNA LOS FORMULARIOS QUE UTILIZA ACTUALMENTE PARA REGISTRAR LOS DATOS. EXAMINE BASES DE DATOS BIEN DISEÑADAS SIMILARES A LA QUE VA A DISEÑAR.
DETERMINAR LAS TABLAS QUE SE NECESITAN: DETERMINAR LAS TABLAS PUEDE SER EL PASO MÁS COMPLICADO DEL PROCESO DE DISEÑO DE LA BASE DE DATOS. ESTO SE DEBE A QUE LOS RESULTADOS QUE DESEA OBTENER DE LA BASE DE DATOS (LOS INFORMES QUE DESEA IMPRIMIR, LOS FORMULARIOS QUE DESEA UTILIZAR, LAS PREGUNTAS PARA LAS QUE DESEA RESPUESTAS) NO PROPORCIONAN PISTAS NECESARIAMENTE ACERCA DE LA ESTRUCTURA DE LAS TABLAS QUE LOS PRODUCEN.
NO ES NECESARIO QUE DISEÑE LAS TABLAS MEDIANTE MICROSOFT ACCESS. DE HECHO, POSIBLEMENTE SEA MÁS CONVENIENTE REALIZAR UN BOCETO EN PAPEL DE LA BASE DE DATOS Y TRABAJAR SOBRE EL DISEÑO PRIMERO. AL DISEÑAR LAS TABLAS, DIVIDA LA INFORMACIÓN TENIENDO EN CUENTA LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS DE DISEÑO FUNDAMENTALES:
UNA TABLA NO DEBE CONTENER INFORMACIÓN DUPLICADA Y LA INFORMACIÓN NO DEBE DUPLICARSE ENTRE LAS TABLAS. CUANDO CADA ELEMENTO DE INFORMACIÓN ESTÁ ALMACENADO EN UNA TABLA, SE ACTUALIZA EN UN SOLO LUGAR. ESTO RESULTA MÁS EFICIENTE Y ELIMINA LA POSIBILIDAD DE QUE EXISTAN ENTRADAS DUPLICADAS QUE CONTENGAN INFORMACIÓN DIFERENTE. POR EJEMPLO, PROBABLEMENTE DESEE ALMACENAR LA DIRECCIÓN Y EL NÚMERO DE TELÉFONO DE CADA CLIENTE UNA SOLA VEZ EN UNA SOLA TABLA.
CADA TABLA DEBE CONTENER INFORMACIÓN SOBRE UN ASUNTO.
CUANDO CADA TABLA CONTIENE HECHOS SÓLO SOBRE UN ASUNTO, PUEDE MANTENER LA INFORMACIÓN ACERCA DE CADA ASUNTO INDEPENDIENTEMENTE DE OTROS ASUNTOS. POR EJEMPLO, PUEDE ALMACENAR LAS DIRECCIONES DE LOS CLIENTES EN UNA TABLA DIFERENTE DE LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES, DE MODO QUE PUEDA ELIMINAR UN PEDIDO Y CONSERVAR A LA VEZ LA INFORMACIÓN SOBRE EL CLIENTE.



OBJETOS DE LA BASE DE DATOS
• TABLAS: UNIDAD DONDE CREAREMOS EL CONJUNTO DE DATOS DE NUESTRA BASE DE DATOS. ESTOS DATOS ESTARÁN ORDENADOS EN COLUMNAS VERTICALES. AQUÍ DEFINIREMOS LOS CAMPOS Y SUS CARACTERÍSTICAS. MÁS ADELANTE VEREMOS QUÉ ES UN CAMPO.
• CONSULTAS: AQUÍ DEFINIREMOS LAS PREGUNTAS QUE FORMULAREMOS A LA BASE DE DATOS CON EL FIN DE EXTRAER Y PRESENTAR LA INFORMACIÓN RESULTANTE DE DIFERENTES FORMAS (PANTALLA, IMPRESORA...)
• FORMULARIO: ELEMENTO EN FORMA DE FICHA QUE PERMITE LA GESTIÓN DE LOS DATOS DE UNA FORMA MÁS CÓMODA Y VISIBLEMENTE MÁS ATRACTIVA.
• INFORME: PERMITE PREPARAR LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS DE FORMA PERSONALIZADA PARA IMPRIMIRLOS.
• MACRO: CONJUNTO DE INSTRUCCIONES QUE SE PUEDEN ALMACENAR PARA AUTOMATIZAR TAREAS REPETITIVAS.
• MÓDULO: PROGRAMA O CONJUNTO DE INSTRUCCIONES EN LENGUAJE VISUAL BASIC